Decir que una sociedad está inactiva es simplemente una manera formal de indicar que ya no está desarrollando ninguna actividad económica. Sin embargo, sigue registrada como sociedad, aunque no esté liquidada ni disuelta.
Para que esta situación sea legal, hay que notificarlo formalmente a Hacienda mediante el modelo 036 y también inscribir el cese de actividad en el Registro Mercantil.
Aunque la sociedad no esté operativa y no genere ingresos, sigue existiendo como entidad jurídica y tiene ciertas obligaciones fiscales y contables que cumplir.
Obligaciones de una sociedad inactiva
Aunque no estés generando ni un euro con tu sociedad, las obligaciones no desaparecen. Destacan las siguientes:
- Cuentas anuales:
Aunque la sociedad no haga nada, estás obligado a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Esto lo establece el artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC). Es un trámite obligatorio, y aunque las cuentas estén vacías de movimientos, debes cumplir con esta obligación todos los años - Libros contables:
Aunque ya no estés facturando ni teniendo gastos, tienes que llevar los libros contables como el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, siguiendo las normas del Plan General de Contabilidad (PGC). Esto te permite dejar todo en orden en caso de que decidas reactivar la sociedad o liquidarla más adelante - Fiscalidad:
- Impuesto sobre Sociedades: La declaración del Impuesto sobre Sociedades sigue siendo obligatoria. Eso sí, simplemente declararás la ausencia de actividad
- Otros modelos: Dependiendo del caso, puede que también tengas que presentar modelos informativos como el 390 (resumen anual de IVA) o el 347 (operaciones con terceros)
- Seguridad Social:
Si tu sociedad tiene trabajadores dados de alta, es fundamental que sigas al día con las cotizaciones a la Seguridad Social. Si no tienes empleados, asegúrate de que hayas tramitado correctamente la baja de todos ellos.
Ignorar las obligaciones de una sociedad inactiva no es buena idea. Por ejemplo:
- No presentar las cuentas anuales puede costarte entre 1.200 y 60.000 euros de multa, según el Reglamento del Registro Mercantil
- No cumplir con Hacienda podría traerte recargos, intereses de demora y sanciones adicionales.
Además, si eres administrador, podrías ser responsable personalmente si la sociedad incurre en deudas o si se produce algún daño económico por tu mala gestión.
Responsabilidades de los administradores
Aunque la sociedad esté en pausa, los administradores no se libran de su responsabilidad. De hecho, son los encargados de que todo lo relacionado con la sociedad esté en regla:
- Cuidado del patrimonio:
Si la sociedad tiene bienes, los administradores deben protegerlos y gestionarlos adecuadamente. No vale descuidarlos, porque podrían enfrentarse a responsabilidades personales si se demuestra negligencia, según lo que indica el artículo 236 del TRLSC - Cumplir con las obligaciones legales:
No presentar las cuentas o no cumplir con los requisitos fiscales puede traer problemas legales serios. Es mejor invertir un poco de tiempo y esfuerzo en dejar todo en orden que enfrentarse a sanciones más adelante.
¿Cuándo es mejor disolver la sociedad?
Mantener una sociedad inactiva puede tener sentido durante un tiempo, pero si no hay planes de reactivarla, quizás sea momento de pensar en disolverla. Esto no sólo te ahorra papeleo y costes anuales, sino que también elimina cualquier responsabilidad futura.
Según el artículo 363 del TRLSC, una sociedad debe disolverse si ha dejado de realizar su actividad por un periodo prolongado. El proceso puede parecer algo técnico, pero en pocas palabras consiste en:
- Convocar una junta de socios para decidir la disolución
- Nombrar a liquidadores
- Liquidar el patrimonio, si es que lo hay, y formalizar la extinción de la sociedad en el Registro Mercantil.
