Las empresas deben garantizar el registro de jornada de todas las personas trabajadoras, sin importar su tamaño o sector. Quienes trabajen en modalidad de teletrabajo también deben registrar su jornada diaria.
El teletrabajo, el crecimiento de los sistemas de fichaje en remoto y la tendencia hacia jornadas más flexibles han impulsado la evolución de la normativa laboral en los últimos años.
Si la empresa cuenta con representación legal de los trabajadores, deberá proporcionarles los datos personales vinculados al registro horario. El Tribunal Supremo ha determinado que compartir estos datos con los representantes no vulnera la normativa de protección de datos, por lo que no se requiere una autorización expresa de las personas trabajadoras.
La obligatoriedad del fichaje digital es cada vez más inminente, especialmente tras la reciente aprobación del Anteproyecto de Ley para reducir la jornada laboral a 37,5 horas y hacer obligatorio el registro digital. A partir de mediados de este año, las empresas deberán garantizar el cumplimiento de esta jornada reducida y adaptarse a normativas más exigentes que requieren un control horario más preciso y digitalizado.
La Agencia Española de Protección de Datos considera que la normativa actual no justifica suficientemente el uso de sistemas biométricos en el registro de jornada. Explica que la huella dactilar o el reconocimiento facial, cuando se asocian a un código numérico de un trabajador, son datos biométricos de carácter personal, ya que permiten identificar a una persona de manera única.
Por ello, los datos biométricos utilizados para el control de la jornada laboral se consideran de una categoría especial. Para su correcto tratamiento, se debería realizar una Evaluación de Impacto para la Protección de Datos.
Métodos tradicionales, como las hojas de registro en Excel, dejarán de ser suficientes para cumplir con la normativa. Por este motivo, las empresas deberán implementar tecnologías más avanzadas que aseguren mayor precisión, trazabilidad y autenticidad en los datos de fichaje.
Además, la nueva normativa endurecerá las sanciones en caso de un registro de jornada incorrecto, aplicando multas por cada trabajador afectado en lugar de una única sanción a la empresa.